Redazione Il Condominio Nuovo


1. I  rapporti tra il l diritto alla privacy e la gestione condominiale

In tema di rapporti tra diritto alla privacy e informazioni relative alla gestione condominiale, il Garante per la protezione dei dati personali ha di recente emanato una guida  (www.garanteprivacy.it) stabilendo che nel condominio è essenziale l’equilibrio tra la trasparenza della gestione ed il diritto alla riservatezza di ciascuno, garantito dal Codice della privacy (decreto legislativo n. 195/2003. Il tutto anche alla luce della recente riforma approvata dal Parlamento (legge n. 220/2012, recante “Modifiche alla disciplina del condominio negli edifici”, in vigore dal mese di giugno 2013).

In primo luogo occorre precisare che il trattamento senza consenso può avvenire soltanto nei casi specifici previsti nell’articolo 24 del Codice della privacy (ad esempio quando il trattamento è previsto da un obbligo di legge oppure quando è necessario per adempiere a obblighi contrattuali).

È invece necessario il consenso dell’interessato per comunicare i dati personali a terzi. Fuori dei casi previsti dalla normativa, né il condominio, né l’amministratore, né il portiere, né il singolo condomino o inquilino che viene a conoscenza di un dato personale può farlo conoscere ad altro partecipante o a terzi.

Questi i punti salienti del provvedimento del 18 maggio 2006:

 il condominio, in quanto titolare del trattamento, può trattare solo informazioni personali pertinenti e necessarie per la gestione e l’amministrazione delle parti comuni. Le informazioni possono riguardare sia tutto il condominio (dati relativi a consumi collettivi), sia i singoli partecipanti (dati anagrafici, indirizzi, quote millesimali). I numeri di telefono possono essere trattati solo con il consenso degli interessati, a meno che compaiano già in elenchi telefonici pubblici;

 per verificare l’esattezza degli importi dovuti, ciascun condomino può essere informato, in sede di rendiconto annuale o su richiesta, delle somme dovute dagli altri e di eventuali inadempimenti;

 è invece vietata la diffusione di dati personali mediante l’affissione di avvisi di mora o di sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali aperti al pubblico,  (bacheche) in cui è consentita solo l’affissione di avvisi generali (quali convocazioni di assemblea o comunicazioni urgenti);

 i dati sanitari possono essere trattati solo se indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio (come in caso di danni a persone anche diverse dai condòmini, o per particolari deliberazioni, come nel caso dell’abbattimento delle cosiddette «barriere architettoniche»);

 la comunicazione di dati personali è consentita con il consenso o se ricorrono altri presupposti di legge. La partecipazione all’assemblea condominiale di estranei è consentita con l’assenso dei partecipanti e in casi previsti dalla legge, ad esempio può trattarsi di tecnici o consulenti chiamati ad intervenire su problemi all’ordine del giorno. È possibile videoregistrare l’assemblea solo con il consenso informato dei partecipanti;

 per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali l’amministratore deve adottare idonee misure di sicurezza previste dal Codice della privacy;

 l’amministratore può esercitare il diritto di accesso ai dati riferiti al condominio nel suo complesso (ad esempio alle informazione relative al consumo globale di energia ed acqua);

2. A quali informazioni può accedere il condomino

Il singolo condomino può sempre accedere ai dati che lo riguardano, rivolgendosi all’amministratore. Oltre alle informazioni che lo riguardano  può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all’amministratore. A prevalere, in questo caso, è il principio della trasparenza nella gestione condominiale: l’eventuale richiamo alla privacy per impedire la conoscenza di queste informazioni è fuori luogo.

Secondo il Garante, le norme in materia di tutela dei dati personali, confluite ora nel D.Lgs. 196/2003, non escludono l’applicazione della disciplina codicistica in materia condominiale, ed in particolare quella relativa alla costituzione dell’assemblea e alla validità delle sue deliberazioni; soprattutto in questi due ultimi casi, infatti, è di fondamentale importanza individuare con precisione i nominativi dei condòmini. L’amministratore di condominio può, quindi, mettere a disposizione dei condòmini che ne facciano richiesta tutta la documentazione da lui acquisita, che potrà però essere utilizzata al solo scopo di verificare la regolarità delle procedure assembleari o per proporre eventuali impugnazioni delle deliberazioni.

La stessa riforma obbliga l’amministratore a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condòmini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio stesso.

Ogni condomino ha diritto di chiedere, per il tramite dell’amministratore, di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.

I singoli condòmini, invece, non possono appellarsi al cosiddetto diritto di accesso ai dati previsto dalla normativa privacy (art.7 del Codice) per consultare le informazioni riferibili all’intera compagine condominiale: ad esempio, il contratto di affitto di un appartamento di proprietà condominiale stipulato con un soggetto terzo.

Tale specifico diritto, infatti, spetta all’amministratore (o altra persona munita di apposito incarico da parte della compagine condominiale), mentre il singolo condomino può richiedere l’accesso solamente ai propri dati personali. Naturalmente ogni condomino può conoscere tutte le informazioni relative all’intera gestione condominiale in base ad altre norme dell’ordinamento, ed in particolare alle disposizioni del codice civile.

Un condomino, ma anche ogni altra persona direttamente interessata, ha il diritto di far aggiornare, rettificare o integrare i dati che lo riguardano. Se tali dati sono trattati in violazione di legge può chiederne la trasformazione in forma anonima, il blocco o la cancellazione. Può anche opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei propri dati personali. In caso di mancata o non adeguata risposta alla propria richiesta, il cittadino può presentare ricorso al Garante o all’autorità giudiziaria.

L’affittuario (locatario conduttore), come qualunque “interessato”, può esercitare il diritto di accesso ai propri dati personali e gli altri diritti garantiti dal Codice della privacy. In riferimento alla normativa sulla privacy, non può però chiedere l’accesso ai dati sulla gestione del condominio.

3. Il trattamento dei dati da parte dell’amministratore

L’amministratore deve sempre saper conciliare e esigenze di trasparenza nella gestione condominiale  con la riservatezza dei singoli.  L’assemblea può decidere di designarlo anche formalmente “responsabile del trattamento” dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari), attribuendogli uno specifico ruolo in materia di privacy.

Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni. Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici egli indirizzi dei condòmini (ai fini della convocazione dell’assemblea o per altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali. Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio. È vietato, ad esempio, riportare in fogli cartacei o elettronici condominiali, vicino a nomi di condòmini o inquilini, annotazioni personali. Nel caso in cui vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi rispetto ai condòmini, è importante non dimenticare di informarli in particolare sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei dati, nonché sugli altri diritti riconosciuti dal Codice della privacy.

Il Garante ha anche aggiunto che l’amministratore può raccogliere e archiviare tutte quelle notizie utili per accertare la legittimazione dei condòmini a intervenire alle assemblee o il corretto funzionamento dell’assemblea, notizie che in alcun modo potranno essere utilizzate al di fuori di tali scopi; ad esempio, potranno essere raccolte notizie relative alla proprietà o alla superficie dell’immobile ai fini del calcolo dei millesimi ma non quelle relative, ad esempio, al prezzo d’acquisto dell’appartamento. Il Garante ha altresì sottolineato come i numeri telefonici dei condòmini non debbano esser comunicati all’interno del condominio (salvo il consenso dei diretti interessati), in quanto non necessari ai fini della determinazione dei diritti e degli obblighi di ciascun proprietario.

Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, l’amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea, sia in formato elettronico (ad esempio: verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di videosorveglianza, il registro dell’anagrafe  condominiale) al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati. Particolari cautele devono essere adottate quando si trattano, tra gli altri, dati sensibili o giudiziari.

La riforma del condominio, recentemente approvata, prevede che l’amministratore sia tenuto a comunicare ai condòmini, tra le varie informazioni, anche i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale.

4. La Bacheca condominiale

Le generalità, il domicilio e i recapiti, inclusi quelli telefonici, dell’amministratore (o della persona che svolge funzioni analoghe a quelle dell’amministratore) devono, tra l’altro, essere affisse all’ingresso del condominio o nei luoghi di maggior transito.

Il diritto alla trasparenza non signifca che si possano divulgare informazioni sulle spese o sulle morosità al di fuori dell’ambito condominiale. È quindi assolutamente vietato esporre avvisi di mora o sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali accessibili a terzi (ad esempio all’ingresso del palazzo).

La riforma approvata nel dicembre 2012 obbliga espressamente l’amministratore a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti, che ne facciano richiesta, i dati dei condòmini morosi ma questo non significa che tali dati possono essere esposti in bacheca. Anche perché la bacheca posta in genere nell’androne del fabbricato è visibile anche ai terzi estranei che vi avessero a transitare.

5. La Videosorveglianza

Non si applicano le norme previste dal Codice della privacy quando l’installazione di sistemi di videosorveglianza viene effettuata da persone fisiche per fini esclusivamente personali – e le immagini non vengono né comunicate sistematicamente a terzi, né diffuse (ad esempio attraverso apparati tipo web cam). In questo specifico caso, ad esempio, non è necessario segnalare l’eventuale presenza del sistema di videosorveglianza con un apposito cartello. Rimangono comunque valide le disposizioni in tema di responsabilità civile e di sicurezza dei dati. È tra l’altro necessario  anche per non rischiare di incorrere nel reato di interferenze illecite nella vita privata che il sistema di videosorveglianza sia installato in maniera tale che l’obiettivo della telecamera posta di fronte alla porta di casa riprenda esclusivamente lo spazio privato e non tutto il pianerottolo o la strada, ovvero il proprio posto auto e non tutto il garage.

Per deliberare l’installazione di un sistema di videosorveglianza sulle parti comuni l’assemblea dovrà pronunciarsi con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio ex art. 1136 II comma c.c.

Nel caso in cui il sistema di videosorveglianza sia installato dal condominio per controllare le aree comuni, devono essere adottate in particolare tutte le misure e le precauzioni previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza.  Tra gli obblighi che valgono anche in ambito condominiale vi è quello di segnalare le telecamere con appositi cartelli, eventualmente avvalendosi del modello predisposto dal Garante.

Le registrazioni possono essere conservate per un periodo limitato tendenzialmente non superiore alle 24-48 ore, anche in relazione a specifiche esigenze come alla chiusura di esercizi e uffici che hanno sede nel condominio o a periodi di festività. Per tempi di conservazione superiori ai sette giorni è comunque necessario presentare una verifica preliminare al Garante. Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni da controllare (accessi, garage…), possibilmente evitando la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (strade, edifici, esercizi commerciali ecc.). I dati raccolti (riprese, immagini) devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone autorizzate (titolare, responsabile o incaricato del trattamento).


Tratto dalla rubrica “Focus” de Il Condominio Nuovo. Per leggere molti altri interessanti articoli collegati a: shop.ilcondominionuovo.it e abbonati alla rivista.